Plany operacyjne

Głównym problemem, z jakim spotyka się organizacja mająca już wypracowaną i zaakceptowaną przez Właściciela strategię rozwoju, jest jej umiejętne przełożenie na konkretne działania o charakterze operacyjnym, czyli opracowanie planu operacyjnego.

Plany operacyjne buduje się zazwyczaj w oparciu o technikę organizatorską MBO (Management by Objectives, Zarządzania poprzez Cele) lub BSC (Balanced Scorecard, Strategiczna Karta Wyników. Kluczowym elementem w obu przypadkach jest właściwe kaskadowanie celów strategicznych na operacyjne, zespołowe rozpisanie celów na poszczególne zadania które można przydzielić menedżerom do szczebla N-2, (N- poziom Zarządu, N-1 poziom najwyższej kadry menedżerskiej podlegającej bezpośrednio Zarządowi).

Z doświadczeń wynika, że przełożenie celów strategicznych na działania operacyjne za pomocą techniki MBO jest niezwykle skuteczne i pozwala organizacji na bardzo szybką poprawę wyników oraz osiągniecie zamierzonych celów. Jednakże cele opisane za pomocą MBO mogą nie w pełni odzwierciedlać złożoność problemów jakie występują w życiu współczesnych organizacji. Stąd często sięga się po opisaną przez Kaplana i Nortona technikę Balanced Scorecard, która przy pomocy czterech (czasem pięciu) wybranych perspektyw pozwala na lepsze zrozumienie i opisanie procesów w firmie. W takim przypadku konieczne jest mapowanie procesów przebiegających w firmie chociażby na poziomie metaprocesów i tzw. procesów głównych.

Organizacja z reguły napotyka na trudności, w trakcie kaskadowania celów na poszczególnych menedżerów, związane z zachowaniem spójności z celami nadrzędnymi oraz spójności pomiędzy celami jakie otrzymują poszczególne osoby. Aby zminimalizować ryzyko operacyjne przeprowadza się cykl warsztatów.

Końcowym etapem prac winno być zawsze wprowadzenie zmian (z reguły nieznacznych) w systemie motywacyjnym. Szczególnym obszarem modyfikacji powinien być system premiowy i system podwyżkowy, które powinny bazować na ocenie realizacji celów strategicznych.

W trakcie prac
  • Prowadzimy szkolenia pomagające szerokiemu gronu menedżerów przyswoić tematykę kaskadowania celów, zasad definiowania mierników i wskaźników, oceniania i monitoringu.
  • W czasie prac z Zarządem uzgadniamy zakres kaskadowania celów, wspólnie uzgadniamy przebieg warsztatów, liczbę uczestników, skład zespołów reprezentujących poszczególne funkcje organizacji.
  • Prowadzimy cykl warsztatów (2-4), celem których jest kaskadowanie konkretnych celów strategicznych na cele operacyjne dla poszczególnych menedżerów, spotkania są prowadzone sprawdzoną metodą Zespołów Zależnych (DTeam).
  • W trakcie warsztatów definiujemy poszczególne procesy, za których realizację jest odpowiedzialny menedżer i podległy mu zespół, wspólnie definiujemy zadania, które winny zostać wykonane, definiujemy zestaw mierników pozwalający monitorować realizację celów i zadań, w końcu wspólnie określamy pożądane wartości dla konkretnych mierników.
  • Przygotowujemy Regulamin funkcjonowania MBO (lub BSC) pozwalający w systematyczny sposób kontynuować rozpoczęte prace.
  • Projektujemy system motywacyjny (opisany Regulaminem Premiowym lub odpowiednimi zapisami w UZP) wspomagający działanie MBO lub BSC.