Struktura organizacyjna – projektowanie i poprawa efektywności
Struktura organizacyjna wyznacza układ zależności, relacji i wzajemnych powiązań pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, pionami funkcjonalnymi i szczeblami hierarchicznymi.
W naszych projektach struktura organizacyjna jest postrzegana z perspektywy zadań wykonywanych przez dane jednostki organizacyjne oraz zatrudnionych w niej ludzi, których praca i wzajemne relacje wpływają na jej efektywność. Powyższe stwierdzenie każe spojrzeć na strukturę szerzej niż tylko jako na schemat organizacyjny wskazujący położenie względem siebie komórek organizacyjnych.
W projektach dotyczących struktury organizacyjnej posługujemy się szerokim pojęciem modelu struktury organizacyjnej, którego składowymi są:
- Specjalizacja - określająca granice podziału pracy na serie powtarzalnych czynności lub procesów pod kątem ich efektywności,
- Departamentalizacja - jako wyraz koordynacji funkcji lub procesów. Departamentalizacja jest rozważana z punktu widzenia:
- Różnorodności produktowej,
- Uczestnictwa w wybranych procesach,
- Spójności funkcji,
- Rodzajów i liczby grup klientów do których dociera firma,
- Terytorialnego lub technologicznego.
- Struktura raportowania - rozumiana jako opis zależności hierarchicznych w ramach organizacji, w kontekście terytorialnym i funkcjonalnym. Powinna uwzględniać pośrednie i bezpośrednie zależności pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz zespołami roboczymi,
- Centralizacja i decentralizacja - wskazujące w jakim stopniu decyzje są podejmowane w jednym miejscu organizacji,
- Formalizacja odnosząca się do swobody wyboru sposobu i czasu wykonywania zadań w celu osiągnięcia zakładanych rezultatów,
- Rozpiętość kierowania - rozumiana pod postacią liczby osób/komórek organizacyjnych raportujących do danego stanowiska pracy.
Opisany model uzupełniamy poprzez tzw. Kluczowe Czynniki Sukcesu (Key Success Structure Factor) dla struktury, np.: zgodność ze strategią, orientacja na klienta, orientacja na sprzedaż, funkcjonalność procesowa, sprawność produkcyjna.
Powyższe czynniki stanowią dodatkowe kryteria oceny funkcjonalności struktury organizacyjnej.
- Zbieramy informacje na temat funkcjonalności i dysfunkcjonalności struktury z punktu widzenia wyżej wymienionych czynników. Informacje pozyskujemy zarówno od kadry zarządzającej, menedżerskiej, jak i pracowników operacyjnych. Prowadzimy spotkania warsztatowe, gdzie w wyniku prac grup zadaniowych stosunkowo łatwo pozyskać zweryfikowane informacje o dysfunkcjonalności elementów struktury.
- Identyfikujemy procesy przebiegające w organizacji na tzw. poziomie 1 (metaprocesy), poziomie 2 (podprocesy) korzystając z bibliotek procesów zdefiniowanych w danej branży.
- Określamy efektywność poszczególnych procesów, co stanowi podstawę do oceny efektywności całej struktury.
- Pomagamy zdefiniować Kluczowe Czynniki Sukcesu (KCS) dla danej struktury.
- Budujemy macierz odpowiedzialności vs kluczowych kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych, co pozwala na ocenę potencjału struktury do realizacji stawianych zadań.
- Projektujemy lub dostosowujemy do zmienionych warunków schemat organizacyjny.